Förderantrag schreiben: Typische Ablehnungsgründe aus Sicht einer Förderprüferin vermeiden
Viele Organisationen haben förderwürdige Ideen. Trotzdem habe ich in meiner Zeit als Förderprüferin mehr Anträge abgelehnt als bewilligt. Oft auch im Wissen, dass die Ideen ansich gut waren und dass sie unsere Gesellschaft im Großen wie im Kleinen vorangebracht hätten.
Und dennoch: vielen Antragstellerinnen und Antragstellern fehlte es an Grundwissen, ihre Projektidee in eine strukturierte Form zu überführen. Eine Form, die Fördergeber überzeugt. Oder besser, die sie überzeugen muss, denn: Fördergeberinnen und Fördergeber entscheiden nicht nur anhand des Inhalts einer Idee, sondern auch anhand der Form, wie Ideen präsentiert werden. Anders ausgedrückt: Auch gute Ideen müssen am Ende einem vom Fördergeber vorgegebenen, strukturierten Prüfsystem standhalten.
Doch was ist das Geheimnis hinter einem überzeugenden Förderantrag? Worauf achten Prüferinnen und Prüfer immer? Und welche Fehler haben Förderprüfer schon hundertfach gesehen? Und wie könnt ihr sie vermeiden?
Dieser Kurzleitfaden gibt euch einen Einblick, welche Elemente bei einem Förderantrag typischerweise vergessen oder bei der Förderantragstellung oft viel zu wenig beachtet werden.
Was macht einen Förderantrag erfolgreich?
Fördergeber und -geberinnen prüfen Anträge unter Zeitdruck und vergleichen viele Einreichungen gleichzeitig. Ein guter Förderantrag zeichnet sich durch mehrere Dinge aus:
Die (zumeist) vorgegebene Antragsstruktur in den Antragsformularen wurde eingehalten.
Der Antrag beschreibt ein Projekt. Keine Vision. Keine Mission. Keine Idee. Kein Luftschloss.
Im Antrag wird ein realistisches Projektmanagement dargelegt.
Die Alleinstellungsmerkmale (ggf. auch Mehrwerte, Innovationsgrade) werden klar benannt, um den Antrag im Wettbewerb mit den anderen Anträgen hervorstechen zu lassen.
Zudem darf der Antrag nicht nur aus Sicht des Antragstellers oder der Antragstellerin geschrieben werden, sondern es ist wichtig, dass im Förderantrag deutlich wird, auf welche Ziele des Fördergebers euer Projekt einzahlt.
Konkret bedeutet dies: Ein Projekt ist erst dann ein Projekt, wenn es in eine nachvollziehbare Struktur überführt wird. Und nicht (wie so häufig) im Ideenstadium stecken bleibt.
Dies alles muss sich last but not least natürlich auch in einem nachvollziehbaren Finanzplan widerspiegeln, der - so nennen Förderprüfer es - notwendige und angemessene Kostenkalkulationen enthält.
Was beim Aufbau eines Förderantrags häufig vergessen wird
Förderantragstellungen folgen in der Regel einem formalen Prozess. Und müssen, da Fördermittel oft im Wettbewerb vergeben werden, einer Vergleichbarkeit standhalten. Daher sind formlose Anträge, die völlig frei geschrieben werden, seltener geworden. Stattdessen sind formale Antragsformulare oder wenigstens Gliederungsvorgaben die Regel.
Und hier lässt sich für euch als Antragsteller auch schon etwas Entscheidendes tun, bevor ihr zu schreiben beginnt:
Recherchiert die Antragsformulare. Den inhaltlichen Teil (also die Projektbeschreibung) und den formalen Teil (administrativ-finanztechnische Dokumente) und analysiert diese. Wo legt der Fördergeber einen Schwerpunkt? Welche Punkte erscheinen ihm besonders wichtig? Meist erkennt man die Wichtigkeit des jeweiligen Gliederungspunktes daran, dass der Fördergeber hierzu eine weniger einschränkende Zeichenbegrenzung vorgibt oder dass sich Antragsfragen in ähnlicher Form wiederholen.
Inhaltliche Projektbeschreibung: Worauf Förderprüfer besonders achten und wann sie Anträge lieber (erstmal) zur Seite legen
Ein ehrlicher Einblick in die Welt der Förderprüfung:
Wenn ich Anträge als Prüferin empfangen habe, habe ich meist erst die Kapitel Ziele und Ergebnisse quergelesen und habe nach einem Arbeitsplan geblättert. War keiner vorhanden, so habe ich diesen Antrag erstmal zur Seite gelegt. Ich wusste dann, für diesen Antrag muss ich mehr meiner ohnehin schon knappen Prüfzeit einplanen. Das kann frustrierend sein.
Jede Förderprüferin und jeder Förderprüfer prüft anders. Jedoch sind Prüferinnen und Prüfer an gewisse, für alle gleich geltende Formalitäten gebunden. Insbesondere weil sie eure Projekte im Falle einer Bewilligung auch während der Projektlaufzeit prüfen und die (erfolgreiche) Umsetzung des Projektes mit euch zusammen sicherstellen müssen.
„Als Förderprüferin habe ich immer sehr stark auf die Ziel- und Ergebnisbeschreibung im Antrag geachtet und großen Wert auf einen strukturierten Umsetzungsplan gelegt.“
Anders ausgedrückt: Wenn also die Projektziele und Projektergebnisse nicht klar formuliert sind, so kann sich der Prüfer nicht vorstellen, wie er am Ende prüfen soll, was das Projekt tatsächlich gebracht hat. Und genauso verhält es sich mit dem Umsetzungs- oder besser Arbeitsplan. Wenn dieser nicht vorhanden ist, so kann der Prüfer während der Projektlaufzeit den Fortschritt des Förderprojektes nicht prüfen. Dazu sind Prüfer aber verpflichtet. Kurz gesprochen: bei solchen Anträgen kann die prüfende Person nicht ihrer Arbeit nachkommen. Und das frustriert Prüfer. Zwar darf Frust kein Ablehnungsgrund sein, aber wie immer im Leben: auch der erste Eindruck zählt.
Administrativer Projektteil: Der nachvollziehbare Budget- und Finanzierungsplan
Der administrative Projektteil wird in der Regel an zwei Stellen im Antragswesen dargestellt. Zum einen verlangen die meisten Fördergeber bereits eine Übersichtsdarstellung über die notwendigen und beantragten Kosten (bzw. Ausgaben) am Ende der inhaltlichen Projektbeschreibung.
Eine ausführliche Darstellung der benötigten Kosten (bzw. Ausgaben) erfolgt dann in den (meist gesondert zur Verfügung gestellten) finanztechnischen Antragsformularen. Hier werden die einzelnen Kosten aufgeschlüsselt. Und hier ergibt sich ein weiterer, springender Punkt, der gerne übersehen wird: Der Förderprüfer ist immer eine außenstehende Person. Er braucht für die Prüfung Mengenangaben und Erklärungen zu den Kostenpositionen.
Wer also in einem Projekt beispielsweise 10.000 Euro Reisekosten beantragt, der sollte angeben, wofür diese 10.000 Euro genau benötigt werden: Wo gehen die Reisen hin? Mit welchem Reisemittel wurde kalkuliert? Wie viele Personen reisen? Welche Kosten fallen pro Reise an? Dass hier erst einmal Reiseauskunftsportale genutzt werden müssen, klingt aufwändig. Ist es auch. Aber unabdingbar.
Jedoch keine Sorge: Mit etwas Erfahrung kennt man mit der Zeit entsprechende Werte, wie beispielsweise die aktuell geltende Kilometerpauschale des Landes- oder Bundesreisekostengesetzes, die man in öffentlichen Förderanträgen bei der Reisekostenberechnung einhalten muss.
Anlagen zum Förderantrag: werden gerne ignoriert oder nachgereicht. Keine gute Idee.
Anlagen zum Förderantrag sind ein weiterer Bestandteil des Antragswesens. Typische Anlagen sind z. B. KMU-Erklärung (bei kleinen und mittelständischen Unternehmen), Freistellungsbescheid (bei Gemeinnützigkeit), ggf. Kooperationsvereinbarungen, ggf. De-minimis-Erklärung. Manche, meist mit EU-Geldern kofinanzierte Förderprogramme, verlangen auch Arbeitsverträge der Mitarbeiter:innen. Das ist bei kleinen und mittleren Antragsbudgets aber eine Seltenheit.
Wichtig zu wissen ist, dass man früher Anlagen häufiger nachreichen konnte. Mit dem Aufkommen digitaler Antragseinreichungsportale fällt dieser Vorteil jedoch weg (Beispiele für digitale Portale sind das Förderportal easy online, das Förderportal Z-E-U-S, das digitale Antragsportal der Aktion Mensch oder der Allianz für Beteiligung in Baden-Württemberg). Die digitalen Portale akzeptieren meist nur vollständigen Anträge. Und wenn ich einen Tag vor Abgabe noch schnell aus der Verwaltung einen Freistellungsbescheid holen muss, dann kann daran die Einhaltung der Antragsfrist scheitern. Daher: lest frühzeitig durch, welche Anlagen ihr ggf. bereithalten bzw. hochladen müsst.
Länge, Sprache und Formulierung eines Förderantrages
Früher war diese Frage eine häufige: Wie lange sollte ein Förderantrag sein? Und tatsächlich ist dies bei weniger formgebundenen Anträgen nicht pauschal zu beantworten, denn es gibt Prüfer:innen, die mehr Text lesen möchten und andere, die gerne eine komprimierte Projektbeschreibung haben. Heutzutage stellt sich diese Frage weitaus seltener, denn: Vielen Förderanträgen liegt eine Gliederung mit Zeichenbegrenzung zugrunde. Das heißt, in der Regel haben sich die Fördergeber und Förderprüfer bereits im Vorfeld darüber Gedanken gemacht, in welchem Umfang welche Punkte beschrieben werden sollen. Sofern es keine Vorgaben gibt, so handelt sich meist um Förderprogramme mit kleinerem Förderbudget. Hier kann man sich oft an folgenden Längen orientieren:
Titelseite: eine Seite, übersichtlich gehalten.
Kurzbeschreibung: eine halbe bis maximal eine Seite.
Ausführliche Projektbeschreibung: drei bis zehn Seiten, abhängig vom Programmumfang.
Finanzierungsplan: eine bis zwei Seiten bzw. entsprechende Tabellen.
Anlagen: das, was explizit verlangt wird oder sinnvoll als Beleg fungieren kann.
Oder besser noch: beim Fördergeber nachfragen.
Den Förderantrag verständlich schreiben und bei der Prüfung Punkte kassieren
Prüfende lesen viele Anträge in kurzer Zeit. Klare, präzise Sätze helfen dabei, den Inhalt schnell zu erfassen. Vermeidet Passivkonstruktionen, wo immer es geht: "Wir entwickeln ein Workshop-Konzept" ist stärker als "Ein Workshop-Konzept wird entwickelt".
Fachbegriffe solltet ihr ggf. erklären. Und nutzt bei freien Förderanträgen ohne vorgegebenen Antragsformulare Zwischenüberschriften oder Absätze, um lange Textblöcke zu strukturieren. Ein Inhaltsverzeichnis ist ein zusätzliches Strukturelement bei nicht-formgebundenen Anträgen.
Mindestens jedoch (klingt banal, ist es aber nicht): Seitenzahlen. Was habe ich als Prüferin Anträge gesehen, in denen die Seitenzahlen fehlen. Nur, was passiert, wenn das Prüfgremium die Anträge ausgedruckt vorgelegt bekommt? Ganz genau: Seiten ohne Seitenzahlen geraten durcheinander. Ein eigentlich strukturiertes Förderprojekt kann somit schnell als unstrukturiert wahrgenommen werden.
Der wichtigste Tipp aus Sicht von mir als ehemaliger Förderprüferin beim Thema Sprache und Verstehen lautet jedoch: Befasst euch mit dem Förderprogramm. Die Sprache von Fördergebern lässt sich lernen, dazu muss man aber bereit sein, ein Förderprogramm nicht nur einmal, sondern mehrfach zu lesen.
„Ich selbst nehme als erfahrene Förderberaterin während einer Antragstellung einen Förderprogrammtext im Schnitt bis zu 8 Mal in die Hand, zumindest bei größeren 5 bis 6-stelligen Fördervolumina“
KI beim Förderantrag einsetzen: Möglichkeiten und Grenzen
Wenn ich sage, dass ich bis zu 8 Mal während einer Förderantragstellung das Förderprogramm in die Hand nehme, schließt sich meist eine logische Frage an: Wie kann mir KI beim Förderantrag schreiben helfen?
Die Antwort lautet: ChatGPT, Claude, Gemini und Co. können beim Schreiben von Förderanträgen unterstützen. Insbesondere beim Einhalten der Zeichenbegrenzung oder natürlich auch bei der Formulierung von Textbausteinen. Hier könnt ihr die KI als fachkompetenten Außenstehenden einsetzen und sie bitten, von euch vorformulierte Absätze noch präziser zu formulieren.
Der Einsatz lohnt sich aber erst dann, wenn ihr Grundwissen über Förderanträge aufgebaut habt. Denn dann könnt ihr der KI die richtigen Fragen stellen und die Ergebnisse kritisch prüfen.
Was KI beim Förderantrag nicht kann: Von alleine fundierte, aber gleichzeitig auch innovative Ideen kreiieren. Daher: Entwickelt eure Projektidee erst einmal auf Basis eures Fachwissens und nutzt die KI als Schreib- und Rechercheassistenz. Nicht als Ersatz für die inhaltliche Auseinandersetzung. Fördergeber erkennen, wenn Texte nur rein generisch produziert wurden.
Definitive Grenzen: Wer KI im Förderprozess einsetzt, ist selbst verantwortlich dafür, was mit den eingegebenen Daten passiert. Hier gilt es, sich ebenfalls vorab schlau über Themen wie Datenschutz, geistiges Eigentum, etc. zu machen. Komplette Projektanträge in die KI zu laden ist niemals eine gute Idee! Zu schnell ist es passiert, dass personenbezogene und andere schützenswerte Daten im digitalen Orbit landen.
Wann lohnt sich professionelle Unterstützung beim Förderantrag
Viele Organisationen versuchen, Förderanträge intern ohne das notwendige Grundwissen zu stemmen. Das ist nachvollziehbar, stößt aber schnell an Grenzen: Die Fördersprache ist erlernbar, aber für Anfänger komplex, die Programme ändern sich regelmäßig, und Fehler im Antrag lassen sich nach Einreichung nicht mehr korrigieren.
Eine spezialisierte Fördermittelberaterung bei mir, Christina Merz, bringt eine besondere Perspektive mit: Ich habe selbst als Förderprüferin gearbeitet und kenne die Seite der Fördergeber. Das heißt, ich weiß nicht nur, was formal verlangt wird, sondern wie es hinter den Kulissen einer Förderantragsprüfung wirklich abläuft.
Wenn ihr grundsätzlich unsicher seid, ob sich eure Idee für Förderung eignet oder wie ihr an die passenden Programme kommt bzw. ob euer Antrag überzeugend geschrieben ist, dann sprechen wir darüber.
Zugang zu Fördermittelwissen direkt aus Prüferhand, förderprogrammoffen, für Bundes- und Landesfördermittel sowie Fördermittel von Stiftungen und Lotterien gewünscht? Dann vereinbart gerne ein unverbindliches Erstgespräch.
Förderanträge schreiben: Wann lohnt sich eine Fördermittel-Weiterbildung?
Die kurze Antwort lautet: Immer. Wer auf Förderung angewiesen ist und öfter Förderanträge stellt, kommt irgendwann an den Punkt zu merken, dass es ein strukturiertes Fachwissen braucht, um Förderrecherche und -antragstellung in das alltägliche Handeln der Organisation zu integrieren. Zudem verfügen viele Organisationen nicht über das notwendige Budget, sich eine regelmäßige Förderberatung leisten zu können. Diese kostet wiederholt mehrere tausend Euro. Der begleitete Fördermittelwissensaufbau ist wesentlich günstiger und das Wissen bleibt in der Organisation verankert.
Wenn eure Organisation also öfter Fördermittel beantragen oder mehrere Projekte finanzieren möchte, lohnt es sich immer, das nötige Handwerkszeug systematisch aufzubauen.
Erfolgreiche Förderantragstellung ist erlernbar.
So lassen sich Förderabsagen besser vermeiden und die Organisation kann sich Stück für Stück an größere Fördertöpfe herantrauen.
Das Büro für Zukunftsprojekte und Förderung bietet Weiterbildungen zum gesamten Förderprozess und zum zeiteffizienten Vorbereiten von Förderanträgen an. Zu den Weiterbildungsangeboten für Gemeinnützige und die Angebote für wirkungsorientierte Unternehmen.
Häufige Fragen zum Förderantrag schreiben
-
Das hängt stark von der Komplexität des Programms und dem Vorbereitungsstand des Projekts ab. Einfachere Anträge lassen sich in wenigen Tagen vorbereiten. Bei größeren Programmen, komplexen Projekten und mehrstufigen Antragsverfahren braucht es mehrere Wochen. Wo immer möglich, plant mehr Zeit als gedacht ein.
-
Ein formloser Antrag bedeutet, dass kein offizielles Formular vorgegeben ist. Ihr schreibt also den Antrag selbst, legt Struktur und Gestaltung eigenständig fest. Sinnvoll ist ein übersichtlicher Aufbau mit den Kernabschnitten: Kurzbeschreibung, Projektbeschreibung, Finanzplan und Anlagen.
-
Als Förderprüfer sieht man meist mehr Anträge scheitern, als dass man sie bewilligt. Die Gründe sind vielfältig und reichen von formalen Fehlern bis hin zur fehlenden Passung von Förderprogrammziel und Projektzielen. Viele Förderantragsteller übersehen, dass es nicht nur um ihr Projekt alleine geht, sondern um den Bezug zum Förderprogramm und Fördergeber.
-
Eine gute Kurzbeschreibung ist wichtig, ersetzt jedoch kein ausführliche und für die Förderprüfung relevante inhaltliche Projektbeschreibung. Tatsächlich dient eine Kurzbeschreibung zumeist zwei Zwecken: Zum einen beantwortet sie auf max. einer halben Seite, worauf das Projekt abzielt, welche Zielgruppen angesprochen werden und welche Maßnahmen geplant sind. Zum anderen werden Kurzbeschreibungen gerne auf den Seiten der Fördergeber (z. B. Webseite des Förderprogramms) oder in Pressemitteilungen veröffentlicht. Sie dienen also auch der Transparenz nach außen, wer und was gefördert wird.
-
Ja, als Schreibhilfe durchaus. KI kann beim Formulieren, Strukturieren und Überarbeiten von Textabschnitten unterstützen. Sie ersetzt aber nicht das inhaltliche Projektwissen und die Kenntnis des jeweiligen Förderprogramms. Und: Wer KI nutzt, sollte sich mit der Sicherheit der eingegebenen Daten auseinandersetzen. Es ist wirklich nicht cool, wenn das Gehalt des Kollegen oder der Kollegin plötzlich auf einem US-amerikanischem Server landet, weil man ohne Nachdenken einen kompletten Förderantrag in die KI geladen hat.
-
Gar nicht. Ein- und dieselbe Förderung für das gleiche Projekt kann man nicht wiederholt beantragen, wenn es schon einmal bewilligt wurde. Wohl aber kann dieselbe Organisation, dieselbe Firma, derselbe Verein mehrfach gefördert werden. Dann nämlich, wenn es sich um unterschiedliche Projekte oder Projektstadien handelt. Ob das bei ein- und demselben Fördermittelgeber möglich ist, ist abhängig von dessen Förderrichtlinien. Nachfragen lohnt sich.
-
Wer die formalen Kriterien nicht erfüllen kann, braucht meist den Förderantrag gar nicht erst stellen. Während der Inhalt von Projekten teilweise anpassbar ist, sind Formalkriterien i. d. R. Ausschlusskriterien. Ein typisches Ausschlusskriterium in der Projektförderung ist, wenn mit dem Projekt schon vor der Förderbewilligung begonnen wurde. Oder wenn es unrealistisch ist, geforderte Eigenanteile aufzubringen. Hier darf man bereits vor der Antragstellerung ehrlich zu sich selbst sein. Dies bewahrt einen vor einer Menge Arbeit.
-
Eine Förderskizze ist eine vereinfachte Variante eines Förderantrages. Bei manchen Förderprogrammen ist der Prozess so strukturiert, dass eine Antragsskizze die erste Einreichungsstufe darstellt. Erst nachdem ein Gutachtergremium die besten Ideen befürwortet hat, werden dann die positiv bewerteten Skizzen zur sogenannten Vollantragstellung aufgefordert. Zwar tendieren immer mehr Förderprogramme zu einstufigen Verfahren, d. h. zum sofortigen Einreichen eines Vollantrages, aber: eine Förderskizze sollte dennoch für die eigene, interne Abstimmung im ersten Schritt erstellt werden. Förderantragsteller unterschätzen diesen wichtigen Schritt, der ein Projekt erst so richtig zum Leben erweckt.
Wenn ihr künftig strukturiert an Förderprozess herangehen wollt oder etwas über eine zeiteffiziente Methode zum Erstellen von Förderskizzen möchtet bzw. ihr euch ein Förderprüfer-Feedback zu eurer Projektidee holen wollt: Die Fördermittelberatung des Büros für Zukunftsprojekte und Förderung begleitet euch beim Aufsetzen von Förderprozessen, bietet Förderwissen aus Prüferhand sowie Zugang zu einem Netzwerk bestehend aus anderen Fördermittelantragstellerinnen und -antragstellern.
